Conceitos Fundamentais de Arquivologia

O que mais cai

Do que trata o tópico

Este tópico apresenta a base da Arquivologia, isto é, a disciplina que estuda os arquivos, a forma de organizar os documentos e o modo de guardar e dar acesso a eles. O tópico mostra o que é arquivo e o que é documento, como cada um se classifica, que princípios orientam o trabalho do arquivista e quais funções esse trabalho tem. Ele também separa o arquivo da biblioteca e do museu, conta a história da disciplina e apresenta a Diplomática, a Paleografia e a tipologia documental. A Lei nº 8.159/1991 dá o conceito legal de arquivo e de gestão de documentos.

Base de referência

• Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, arts. 1º a 4º: dever do Poder Público, conceito de arquivo, conceito de gestão de documentos e direito à informação.
• O restante do tópico é teoria arquivística consolidada, com os autores citados em cada parte.

Conteúdo

Definição e classificação dos arquivos

Uma prefeitura pequena produz, todos os dias, ofícios, contratos, folhas de pagamento e processos de compra. Ela também recebe requerimentos de moradores e ofícios de outros órgãos. Esses papéis não são juntados por acaso: cada um nasce porque a prefeitura exerce uma atividade, e eles ficam guardados porque provam o que a prefeitura fez. Esse conjunto de documentos produzidos e recebidos no exercício das atividades é o arquivo da prefeitura.

A Lei nº 8.159/1991 traz o conceito legal, que a prova copia com frequência:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

O artigo tem quatro ideias. Primeiro, arquivo é um conjunto, e não um documento solto. Segundo, entram os documentos produzidos e também os recebidos, por isso o ofício que chega de outro órgão faz parte do arquivo de quem recebe. Terceiro, o documento nasce em decorrência de uma atividade, e esse vínculo com a atividade é o que separa o arquivo de uma coleção.

A quarta ideia está no fim do artigo: o suporte e a natureza do documento não importam. Um vídeo de uma audiência, uma planilha eletrônica e uma fotografia são documentos de arquivo, desde que tenham nascido da atividade da entidade. A lei também alcança a pessoa física, de modo que o conjunto de cartas, recibos e contratos de uma pessoa é um arquivo pessoal.

A palavra arquivo tem outros sentidos além do conjunto de documentos. Ela designa a instituição que guarda os documentos (o Arquivo Nacional), o prédio onde eles ficam, a unidade administrativa encarregada deles (o setor de arquivo de um ministério) e o móvel de aço com gavetas. Na prova, o sentido central é o do conjunto de documentos, e os demais aparecem como distratores.

O art. 1º da mesma lei diz para que o arquivo serve ao Estado:

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

O artigo trata de um dever, e não de uma faculdade: o Poder Público não escolhe se faz a gestão documental. A lista de finalidades tem três campos de apoio (administração, cultura e desenvolvimento científico) e, ao lado deles, a função de prova e informação. Uma alternativa que troque "dever" por "faculdade" ou retire a cultura da lista está errada.

A teoria arquivística classifica os arquivos por quatro critérios. A classificação mais usada no Brasil é a de Marilena Leite Paes. Os critérios são a entidade mantenedora, os estágios de evolução, a extensão da atuação e a natureza dos documentos.

Pela entidade mantenedora, isto é, pela entidade que produz e mantém o arquivo, ele é público ou privado. O arquivo público pertence a órgão ou entidade pública e se divide em federal, estadual, distrital e municipal. O arquivo privado pertence a pessoa física ou a entidade privada e se divide em pessoal (ou familiar), comercial e institucional (de igreja, de sindicato, de associação). A classificação segue quem produziu o documento, e não o assunto: um contrato de uma empresa privada com a prefeitura fica no arquivo da prefeitura como público e no arquivo da empresa como privado.

Pelos estágios de evolução, o arquivo passa por três idades. O arquivo corrente guarda documentos em curso ou consultados com frequência, e por isso fica perto de quem os produziu. O arquivo intermediário guarda documentos de uso eventual, que não precisam mais ficar no setor, mas ainda aguardam o fim de um prazo para serem eliminados ou recolhidos. O arquivo permanente guarda, de forma definitiva, os documentos que têm valor histórico, probatório ou informativo.

O arquivo intermediário é a idade que mais confunde. Ele não guarda documento histórico: ele guarda documento que perdeu o uso frequente, mas ainda tem valor para a administração por razão legal, fiscal ou de prova. O intermediário existe por economia, porque libera espaço caro no setor e concentra a guarda num depósito mais barato. Quando o prazo termina, o documento segue para eliminação ou para o permanente.

Pela extensão da atuação, o arquivo é setorial ou geral. O arquivo setorial fica dentro de um setor e guarda os documentos correntes daquele setor. O arquivo geral (ou central) concentra os documentos de vários setores ou da instituição inteira. Os dois critérios não se confundem: o arquivo setorial costuma ser corrente, mas o arquivo central também pode guardar documentos correntes.

Pela natureza dos documentos, o arquivo é especial ou especializado. O arquivo especial guarda documentos em suportes diferentes do papel comum, como fotografias, discos, fitas, mapas e microfilmes, que pedem cuidado próprio de guarda e conservação. O arquivo especializado guarda documentos de uma área técnica, como o arquivo médico de um hospital ou o arquivo de engenharia de uma obra, e por isso também é chamado de arquivo técnico. A troca entre os dois nomes é a armadilha clássica: especial olha o suporte, especializado olha o assunto técnico.

Exemplo resolvido: um hospital estadual tem uma sala, na diretoria de enfermagem, com os prontuários dos pacientes internados no mês, consultados todos os dias. Classifique esse arquivo pelos quatro critérios.

1. Entidade mantenedora: o hospital é estadual, por isso o arquivo é público estadual.
2. Estágio de evolução: os prontuários são de uso diário, por isso o arquivo é corrente.
3. Extensão da atuação: a sala fica na diretoria de enfermagem e serve a ela, por isso o arquivo é setorial.
4. Natureza dos documentos: prontuário é documento de uma área técnica (a medicina), por isso o arquivo é especializado.

Na prática, a servidora Ana assume o arquivo de uma secretaria municipal e acha caixas de processos de compra de dez anos atrás, que ninguém consulta mais, mas que ainda aguardam o fim do prazo de guarda. Ela não deve guardá-los no setor nem tratá-los como históricos: o lugar deles é o arquivo intermediário. Se a tabela de temporalidade mandar guardar alguns deles para sempre, esses seguem depois para o permanente.

O erro comum de quem começa é ligar a idade ao tempo de vida do documento, como se todo documento antigo fosse permanente. A idade depende do uso e do valor: um documento recente pode ir direto para o permanente, e um documento antigo pode ser eliminado sem nunca ter valor histórico.

Como a banca cobra: a prova copia o art. 2º com uma palavra trocada (só produzidos, só órgãos públicos, só papel) e descreve um caso para o aluno dizer a idade do arquivo ou trocar especial por especializado.

Definição e classificação dos documentos

Um documento é toda informação registrada num suporte. A informação sozinha, como uma conversa que ninguém gravou, não é documento; o papel em branco também não é. O documento nasce quando a informação se fixa num material, seja papel, filme, fita, disco ou arquivo digital.

O documento de arquivo é o documento produzido ou recebido por uma pessoa ou entidade no exercício de suas atividades, que serve de prova ou de informação dessas atividades. O livro comprado por uma biblioteca é documento, mas não é documento de arquivo, porque não nasceu de uma atividade de quem o guarda. A mesma folha impressa pode ser documento de arquivo num lugar e item de coleção em outro: o que decide é a relação com a atividade de quem a produziu ou recebeu.

A teoria descreve o documento por seis elementos, e a prova pede que o aluno separe cada um. Os elementos são suporte, forma, formato, gênero, espécie e tipo. Cada um responde a uma pergunta diferente sobre o mesmo documento.

O suporte é o material sobre o qual a informação está registrada: papel, filme, fita magnética, disco óptico, pendrive. A pergunta do suporte é "em que material está?". A fotografia impressa tem suporte papel, e a mesma fotografia num pendrive tem suporte digital.

A forma é o estágio de preparação e de transmissão do documento: rascunho (ou minuta), original e cópia. A pergunta da forma é "em que estágio está?". A minuta é o texto ainda em preparação, o original é a primeira versão completa e válida, e a cópia reproduz o original. A cópia pode ser simples ou autenticada, e a autenticada tem fé pública por ter sido conferida por quem tem competência para isso.

O formato é a configuração física do suporte, de acordo com a natureza e o modo como o documento foi confeccionado. São formatos o livro, o caderno, a folha, a ficha, o cartaz, o mapa, a planta, a microficha e o rolo de filme. A pergunta do formato é "que configuração física tem?".

O gênero é a configuração que o documento assume de acordo com o sistema de signos usado para comunicar a informação. Os gêneros são textual (texto escrito), cartográfico (mapas e plantas), iconográfico (imagens fixas, como fotografias e desenhos), filmográfico (imagens em movimento), sonoro (gravações de som), micrográfico (microfilme e microficha) e informático ou digital (documentos gerados por computador). A pergunta do gênero é "como a informação é comunicada?".

A espécie é a configuração do documento de acordo com a disposição e a natureza das informações que ele contém. São espécies a ata, o ofício, o requerimento, a certidão, a declaração, o contrato, o memorando e o atestado. A pergunta da espécie é "qual é o modelo de redação?".

O tipo é a espécie somada à atividade que gerou o documento. A espécie certidão vira os tipos certidão de nascimento, certidão de casamento e certidão negativa de débitos. A espécie ata vira ata de reunião de condomínio e ata de sessão de licitação. A pergunta do tipo é "qual espécie, para qual atividade?".

A distinção entre espécie e tipo é a que mais cai. A espécie é o molde formal e se repete em qualquer órgão; o tipo amarra esse molde a uma atividade. Se a alternativa traz só o nome do molde (requerimento), é espécie; se traz o molde e a atividade (requerimento de férias), é tipo.

O documento também se classifica pela natureza do assunto. O documento ostensivo é aquele cuja divulgação não prejudica a administração, e por isso tem acesso livre. O documento sigiloso é aquele que, pela natureza do assunto, tem acesso restrito. A Lei nº 8.159/1991 garante o direito de acesso, com ressalva expressa ao sigilo:

Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

O artigo faz da regra o acesso e do sigilo a exceção. A informação pode ser de interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, e o órgão que não presta a informação no prazo da lei responde por isso. As ressalvas são de dois grupos: a segurança da sociedade e do Estado, e a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas. Os graus de sigilo e os prazos de restrição estão em outra lei, que é matéria de outro tópico.

Por fim, o documento se classifica pelo valor. O norte-americano Theodore Schellenberg separou dois valores. O valor primário é o valor que o documento tem para a própria entidade que o produziu, para fins administrativos, legais ou fiscais, e dura enquanto o documento cumpre a finalidade para a qual nasceu. O valor secundário é o valor que o documento tem para outras pessoas e para a pesquisa, e se divide em valor probatório (prova a existência, a organização e o funcionamento da entidade) e valor informativo (traz informação sobre pessoas, lugares e fatos).

Na teoria de Schellenberg, o valor primário se liga às idades corrente e intermediária, e o valor secundário justifica a guarda no permanente. Um documento pode ter os dois valores ao mesmo tempo. A troca de "probatório" por "primário" é armadilha comum: o probatório é espécie do valor secundário.

Exemplo resolvido: descreva o documento "certidão de tempo de serviço de um servidor, primeira via assinada, numa folha de papel A4, com texto digitado".

1. Suporte: papel.
2. Forma: original (é a primeira via assinada, completa e válida).
3. Formato: folha.
4. Gênero: textual (a informação está escrita).
5. Espécie: certidão.
6. Tipo: certidão de tempo de serviço (espécie certidão para a atividade de contar o tempo de serviço).

Na prática, o técnico Bruno recebe uma caixa com fotografias impressas de obras de uma secretaria e precisa preencher o campo "gênero" no sistema. Ele marca iconográfico, porque a fotografia comunica por imagem fixa, ainda que o suporte seja papel. Se marcar textual por causa do papel, ele confunde gênero com suporte.

O erro comum é chamar de tipo o que é espécie, ou de gênero o que é suporte. Outro erro é pensar que todo documento antigo tem valor secundário: o valor depende do que o documento informa ou prova, e não da idade dele.

Como a banca cobra: a prova descreve um documento e pede um dos seis elementos, quase sempre trocando espécie por tipo ou gênero por suporte, e cobra a divisão do valor secundário em probatório e informativo.

Órgãos de documentação e instituições arquivísticas

Arquivo, biblioteca, museu e centro de documentação guardam documentos, e por isso o iniciante tende a vê-los como a mesma coisa. Eles se separam pela origem do acervo, pela finalidade, pelo tipo de documento e pela forma de organização. Essa diferença é a razão de a Arquivologia ser uma disciplina própria, com princípios que a Biblioteconomia e a Museologia não usam.

O arquivo reúne documentos que nasceram da atividade de quem os guarda, por produção ou recebimento natural. Os documentos entram no arquivo sem escolha prévia, como consequência do trabalho da entidade, e formam conjuntos orgânicos chamados fundos. A finalidade primeira do arquivo é funcional, isto é, servir à administração que produziu os documentos; com o tempo, ele passa a servir também à cultura e à pesquisa. Os documentos de arquivo costumam ser exemplares únicos ou de poucas vias.

A biblioteca reúne documentos que não nasceram da atividade dela, como livros, revistas e jornais, adquiridos por compra, doação ou permuta. Os documentos são, em geral, impressos em muitos exemplares iguais, e a biblioteca os escolhe e os organiza em coleções, por assunto. A finalidade da biblioteca é cultural, educativa, técnica ou científica, e o público é amplo.

O museu reúne objetos, em geral tridimensionais e únicos, como peças de arte, utensílios, roupas e fósseis, adquiridos por compra, doação, permuta ou coleta. O museu forma coleções e tem finalidade cultural e educativa, com exposição ao público. Um documento em papel pode estar num museu, mas ele entra ali como objeto escolhido, e não como parte de um fundo.

O centro de documentação reúne, por compra, doação ou cópia, documentos de origens diversas sobre um tema, além de referências a documentos que estão em outros lugares. A finalidade dele é informar sobre um campo de conhecimento, e por isso ele mistura características do arquivo, da biblioteca e do museu. Um centro de documentação sobre a história do movimento sindical pode ter cópias de atas, livros, cartazes e fotografias, todos reunidos pelo tema.

A diferença entre fundo e coleção decide boa parte das questões. O fundo é o conjunto de documentos de uma mesma origem, acumulados de forma natural por uma entidade ou pessoa. A coleção é um conjunto reunido de forma artificial, por escolha de alguém, em torno de um tema, de um autor ou de uma característica. O arquivo, em regra, tem fundos; a biblioteca e o museu têm coleções.

As instituições arquivísticas são as entidades cuja missão é recolher, preservar e dar acesso aos documentos de arquivo de valor permanente. No Brasil, o Arquivo Nacional é a instituição arquivística federal, e estados, Distrito Federal e municípios mantêm os próprios arquivos públicos. O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) é o órgão colegiado que define a política nacional de arquivos e edita normas técnicas para a área. Uma instituição arquivística não é um museu de papéis: ela guarda fundos recolhidos de órgãos produtores, respeitando a origem de cada um.

Exemplo resolvido: diga em que instituição cada acervo se encaixa.

1. Um sindicato guarda as atas das próprias assembleias, os contratos de aluguel da sede e os ofícios que recebeu. São documentos produzidos e recebidos na atividade do sindicato: arquivo.
2. Uma universidade compra livros de Direito e os empresta aos alunos. São impressos adquiridos por compra e organizados por assunto: biblioteca.
3. Uma fundação reúne, por doação, máquinas de escrever antigas e as expõe ao público. São objetos tridimensionais reunidos por escolha: museu.
4. Uma ONG reúne cópias de leis, reportagens, teses e fotografias sobre o meio ambiente para atender pesquisadores. São documentos de origens diversas reunidos pelo tema: centro de documentação.

Na prática, um colecionador doa a um arquivo estadual cartas de várias pessoas, compradas em leilões ao longo da vida. O arquivo pode receber o material, mas o trata como coleção, porque as cartas não nasceram da atividade de uma mesma entidade. Se o mesmo arquivo recebesse as cartas escritas e recebidas por um governador ao longo do mandato, elas formariam um fundo.

O erro comum é achar que o tipo de documento define a instituição, como se todo livro fosse de biblioteca e todo papel avulso fosse de arquivo. O que define é a origem: um livro de registro de ponto produzido por uma secretaria é documento de arquivo, mesmo tendo formato de livro.

Como a banca cobra: a prova troca as características das quatro instituições (forma de entrada, conjunto e finalidade) e pergunta se um conjunto descrito é fundo ou coleção.

Princípios e teorias da Arquivologia

Imagine que um arquivo receba os documentos de três secretarias extintas e o arquivista decida juntar todos os contratos num só lugar, por assunto. A busca por "contratos" fica fácil, mas ninguém mais sabe qual secretaria assinou qual contrato, nem em que sequência de trabalho cada um nasceu. Os princípios da Arquivologia existem para impedir essa perda: eles protegem o vínculo entre o documento, quem o produziu e a atividade que o gerou.

O princípio da proveniência, também chamado de respeito aos fundos, manda manter juntos os documentos de uma mesma entidade produtora, sem misturá-los com os de outra. Os documentos da Secretaria de Saúde ficam no fundo da Secretaria de Saúde, e os da Secretaria de Educação no fundo da Secretaria de Educação. O princípio olha para fora do fundo: ele separa um fundo do outro.

O princípio da ordem original (ou respeito à ordem original) manda manter, dentro do fundo, a ordem que o produtor deu aos documentos. Se o setor organizava os processos por número de entrada, o arquivo não deve reorganizá-los por assunto. Esse princípio olha para dentro do fundo, e por isso alguns autores o tratam como o segundo grau do respeito aos fundos. A troca entre proveniência e ordem original é a preferida da prova: proveniência separa os fundos, ordem original preserva a sequência interna.

O princípio da organicidade diz que os documentos de arquivo refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade, e por isso mantêm relações entre si. Um empenho, uma nota fiscal e uma ordem de pagamento da mesma compra formam uma cadeia: cada um só faz sentido completo ao lado dos outros. O vínculo entre os documentos é o que dá ao arquivo o caráter de conjunto.

O princípio da unicidade diz que o documento de arquivo é único no contexto em que foi produzido, mesmo que existam cópias. Duas vias do mesmo ofício, uma no arquivo do remetente e outra no do destinatário, são documentos únicos em cada fundo, porque cada uma cumpre uma função diferente. A unicidade não quer dizer exemplar único no mundo: quer dizer lugar único no conjunto.

O princípio da indivisibilidade (ou integridade arquivística) diz que o fundo deve ser preservado sem dispersão, mutilação, eliminação indevida ou acréscimo de documentos de outra origem. O princípio da cumulatividade diz que o arquivo se forma pela acumulação natural e progressiva dos documentos, à medida que a atividade acontece. O princípio da territorialidade diz que os documentos devem ficar no território onde foram produzidos, e é invocado quando um território passa a pertencer a outro Estado. O princípio da reversibilidade diz que todo procedimento técnico de conservação ou de restauração deve poder ser desfeito, sem dano ao documento.

O contrário dos princípios arquivísticos é o princípio da pertinência temática, que organiza os documentos por assunto, sem considerar a origem. A pertinência é própria das bibliotecas e dos centros de documentação. No arquivo, ela é rejeitada porque destrói o vínculo do documento com o produtor.

A canadense Luciana Duranti, com base no inglês Hilary Jenkinson, descreveu as características do documento de arquivo: imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade. Jenkinson é o autor da imparcialidade e da autenticidade, e Duranti acrescentou as outras três. A imparcialidade diz que o documento registra os fatos sem intenção de enganar a posteridade, porque nasce para cumprir uma atividade e não para contar uma história. A autenticidade diz que o documento é o que afirma ser, criado e mantido por quem tinha competência e guardado sob custódia confiável.

A naturalidade diz que os documentos se acumulam de forma natural, no curso das atividades, e o inter-relacionamento diz que eles se ligam uns aos outros, o que é a organicidade com outro nome. A unicidade diz que cada documento tem um lugar único no conjunto a que pertence.

As teorias tratam do caminho do documento ao longo do tempo. A teoria das três idades, também chamada de ciclo vital dos documentos, divide a vida do documento em corrente, intermediária e permanente, conforme o uso e o valor. A teoria se firmou nos Estados Unidos e na Europa depois da Segunda Guerra Mundial, quando o volume de papel das administrações cresceu muito, e Schellenberg é o autor ligado a ela pela teoria dos valores.

A teoria do records continuum (ou continuum documental), formulada na Austrália, questiona a separação rígida entre as idades. Para ela, a gestão do documento é contínua desde a criação, e o mesmo documento pode cumprir, ao mesmo tempo, funções administrativas e de memória. A Arquivologia integrada, desenvolvida no Canadá, em especial em Quebec, une a gestão dos documentos correntes e intermediários ao tratamento dos permanentes num só processo, com os mesmos profissionais e os mesmos instrumentos.

Exemplo resolvido: diga qual princípio cada situação respeita ou viola.

1. O arquivista separa em caixas diferentes os documentos de duas autarquias que funcionavam no mesmo prédio. Ele respeita a proveniência, porque não mistura os fundos.
2. O arquivista desfaz a ordem cronológica dos processos de um setor e os reorganiza por assunto. Ele viola a ordem original, e o critério que adotou é o da pertinência temática.
3. Um diretor retira do fundo as fotografias mais bonitas e as doa a um museu. Ele viola a indivisibilidade, porque dispersa o fundo.
4. O restaurador usa uma cola que pode ser removida sem dano ao papel. Ele respeita a reversibilidade.

Na prática, a arquivista Clara recebe os documentos de uma fundação extinta, que vêm misturados às caixas do órgão que a absorveu. Pelo respeito aos fundos, ela separa os documentos da fundação num fundo próprio. Pela ordem original, ela mantém a sequência em que a fundação os arquivava, mesmo que outra ordem pareça mais prática.

O erro comum é tratar a proveniência e a ordem original como o mesmo princípio. Outro erro é ler a unicidade como "documento sem cópia": duas vias iguais podem ser únicas, cada uma no seu fundo.

Como a banca cobra: a prova descreve um princípio e pede o nome, quase sempre trocando proveniência por ordem original, e cobra a diferença entre o ciclo vital, o continuum e a Arquivologia integrada.

História da Arquivologia

Os arquivos existem desde que as sociedades passaram a registrar atos de governo e de comércio. Na Antiguidade, palácios e templos da Mesopotâmia e do Egito guardavam tabuletas de argila e papiros com contratos, impostos e leis. Na Idade Média, a Igreja e os senhores guardavam documentos para provar direitos e propriedades, e o arquivo era um tesouro de títulos, fechado ao público.

A Revolução Francesa mudou esse quadro. A França criou os Arquivos Nacionais em 1790, reuniu neles documentos do governo e afirmou o acesso do cidadão aos documentos públicos. Essa mudança deu ao arquivo uma função pública e fez dele, além de instrumento de governo, um meio de prova para o cidadão e uma fonte para a história.

Em 1841, a França adotou o respeito aos fundos, formulado por Natalis de Wailly, que mandava agrupar os documentos pela entidade que os produziu. Em 1898, os arquivistas holandeses Muller, Feith e Fruin publicaram um manual que consolidou o respeito aos fundos e a ordem original, e esse manual é visto como o marco da Arquivologia como disciplina. No século XX, Hilary Jenkinson, na Inglaterra, defendeu a guarda imparcial dos documentos, e Theodore Schellenberg, nos Estados Unidos, desenvolveu a teoria dos valores e a avaliação, em resposta ao crescimento do volume de documentos.

No Brasil, o Arquivo Público do Império foi criado em 1838 e deu origem ao atual Arquivo Nacional. A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e o art. 1º dela fixa o dever do Poder Público com a gestão documental.

O erro comum é atribuir aos holandeses a criação do respeito aos fundos. O respeito aos fundos é francês, de 1841; o manual holandês de 1898 consolidou o princípio e acrescentou a ordem original.

Como a banca cobra: a prova pergunta a origem francesa do respeito aos fundos, o papel do manual holandês e a mudança trazida pela Revolução Francesa.

Funções arquivísticas (noções gerais)

Um órgão que só empilha papéis tem depósito, e não arquivo. Para que o documento seja achado, provado e guardado pelo tempo certo, alguém precisa decidir como ele nasce, onde fica, quanto tempo dura e quem pode consultá-lo. Esse conjunto de tarefas é o que a teoria chama de funções arquivísticas.

Os canadenses Jean-Yves Rousseau e Carol Couture organizaram o trabalho do arquivista em sete funções. São elas a produção (ou criação), a avaliação, a aquisição (entrada dos documentos no arquivo), a conservação, a classificação, a descrição e a difusão (que inclui o acesso). Essas funções valem para todas as idades do documento, e a Arquivologia integrada parte delas para unir o trabalho com documentos correntes e permanentes.

A produção cuida de criar só os documentos necessários, com formulários e modelos padronizados. A avaliação analisa o valor dos documentos e define os prazos de guarda e a destinação de cada um. A aquisição trata da entrada de documentos no arquivo, por transferência, recolhimento ou doação. A conservação protege o suporte contra os danos de luz, umidade, pragas e manuseio.

A classificação organiza os documentos de acordo com as funções e as atividades do produtor, por meio do plano de classificação. A descrição produz informações sobre os documentos para que eles sejam achados, e o resultado dela são os instrumentos de pesquisa (guia, inventário, catálogo, repertório e índice). A difusão leva o acervo ao público, por consulta, exposição, publicação e serviços educativos.

A Lei nº 8.159/1991 define a gestão de documentos, que reúne as funções aplicadas às fases corrente e intermediária:

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

O artigo fixa o alcance da gestão: ela atua nas fases corrente e intermediária, e não na permanente. A lista de operações tem cinco itens: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. O objetivo final é a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente, de modo que a gestão termina quando o documento é eliminado ou recolhido. Uma alternativa que diga que a gestão abrange a fase permanente, ou que tire a avaliação da lista, contraria o texto da lei.

A teoria divide a gestão de documentos em três fases. A produção trata da criação dos documentos. A utilização trata do uso e da tramitação, e abrange o protocolo, a expedição, a organização e o arquivamento nas fases corrente e intermediária. A destinação decide o que fazer com cada documento, a partir da avaliação: eliminar, transferir ou recolher.

Três palavras da destinação caem sempre. A transferência é a passagem do documento do arquivo corrente para o intermediário. O recolhimento é a entrada do documento no arquivo permanente. A eliminação é a destruição do documento sem valor que justifique a guarda, depois de cumprido o prazo e autorizada pela instituição competente.

O instrumento que diz o prazo e o destino de cada documento é a tabela de temporalidade, que nasce da avaliação. Ela lista os tipos de documento e diz quanto tempo cada um fica no corrente, quanto tempo fica no intermediário e qual é a destinação final (eliminação ou guarda permanente). Ao lado dela fica o plano de classificação, que diz onde cada documento se encaixa nas funções do órgão.

Na fase corrente, o protocolo controla a entrada, o registro e a circulação dos documentos. A sequência típica começa no recebimento, passa pelo registro (os dados do documento entram num sistema e ele ganha um número), pela autuação (quando o documento vira processo, com capa e folhas numeradas), pela distribuição ao setor responsável e pela tramitação entre os setores. O ciclo termina na expedição da resposta ou no arquivamento.

Duas funções têm nomes próximos e se separam pela idade. A classificação organiza os documentos correntes e intermediários pelo plano de classificação, ainda na gestão. O arranjo organiza os documentos permanentes em fundos, seções e séries, respeitando a proveniência e a ordem original. Em resumo: classificação é na gestão, arranjo é no permanente.

Exemplo resolvido: um órgão usa a tabela de temporalidade hipotética abaixo. Diga onde está cada documento e qual é o destino dele.

1. Um boletim de frequência de 3 anos atrás já cumpriu os 2 anos da fase corrente e está no intermediário, onde fica até completar mais 5 anos.
2. Ao fim dos 7 anos (2 mais 5), o boletim é eliminado, com a autorização da instituição competente.
3. O ato de criação fica no corrente enquanto vigora e, depois, é recolhido ao permanente, sem passar pelo intermediário.
4. Uma nota de empenho de 1 ano está no corrente; ela será transferida ao intermediário quando completar 3 anos e eliminada quando completar 8 anos (3 mais 5).

Na prática, o chefe de setor Diego quer liberar espaço e manda as caixas de boletins de frequência de 4 anos para o depósito central do órgão. Essa operação é uma transferência, porque leva documentos do corrente ao intermediário. Se ele mandasse as atas de criação do órgão ao arquivo público do estado, a operação seria um recolhimento.

O erro comum é trocar transferência por recolhimento. Transferir é ir ao intermediário; recolher é ir ao permanente.

Como a banca cobra: a prova copia o art. 3º e troca as fases, inverte transferência e recolhimento e mistura classificação com arranjo.

Análise tipológica (tipologia documental)

Um pesquisador acha numa caixa um papel com o título "Requerimento". Ele sabe a espécie, mas não sabe ainda para que o documento serviu, quem o produziu nem a que conjunto pertence. A análise tipológica existe para responder a essas perguntas: ela parte do tipo documental e chega à atividade, à função e ao produtor do documento.

O tipo documental é a espécie documental somada à atividade que a gerou, como já se viu nos elementos do documento. A tipologia documental é o estudo dos tipos dentro dos conjuntos orgânicos, isto é, dentro das séries e dos fundos. A brasileira Heloísa Bellotto, autora de referência no tema, separa a tipologia da Diplomática pelo ponto de partida e pelo alcance.

A análise diplomática parte da espécie e examina o documento isolado: a estrutura formal, as partes do texto e a autenticidade. A análise tipológica parte do tipo e examina o documento no contexto: a atividade que o gerou, a função a que serve, a entidade que o produziu e a série a que pertence. A Diplomática olha para dentro do documento; a tipologia olha para o conjunto em que ele está.

A análise tipológica segue um roteiro.

1. Identificar a espécie documental (o modelo de redação).
2. Identificar o tipo documental (a espécie e a atividade).
3. Identificar a atividade que gerou o documento.
4. Identificar a função da entidade a que essa atividade serve.
5. Identificar a entidade produtora.
6. Identificar a série documental, isto é, o conjunto de documentos do mesmo tipo produzidos pela mesma atividade.

A série documental é o resultado prático da análise. Ela reúne os documentos de mesmo tipo e mesma atividade, e é a unidade que a tabela de temporalidade e o arranjo usam. Quando o arquivista identifica a série, ele sabe o prazo de guarda, a destinação e o lugar do documento no fundo.

Exemplo resolvido: faça a análise tipológica de um "requerimento de férias" achado no setor de pessoal de uma secretaria estadual.

1. Espécie: requerimento.
2. Tipo: requerimento de férias.
3. Atividade: concessão de férias aos servidores.
4. Função: gestão de pessoas.
5. Entidade produtora: a secretaria estadual, por meio do setor de pessoal.
6. Série: requerimentos de férias da secretaria.

Na prática, a arquivista Elisa organiza uma massa de documentos acumulados sem tratamento num porão. Ela não começa lendo cada papel para saber se ele é autêntico, que é trabalho da Diplomática. Ela identifica os tipos, liga cada tipo à atividade e ao setor que o produziu e forma as séries, e só então consegue aplicar a tabela de temporalidade.

O erro comum é usar análise tipológica e análise diplomática como sinônimos. Outro erro é pensar que a tipologia estuda o documento isolado: ela estuda o documento dentro do conjunto.

Como a banca cobra: a prova pede a diferença entre a análise tipológica e a diplomática e o conceito de tipo e de série documental.

Ciências auxiliares (Diplomática e Paleografia)

A Arquivologia usa outras ciências para ler, datar e autenticar documentos, em especial os antigos. As duas que mais aparecem são a Diplomática e a Paleografia. Elas nasceram para resolver um problema prático: separar o documento verdadeiro do falso e ler escritas que ninguém mais usa.

A Diplomática estuda a estrutura formal dos documentos para verificar a autenticidade deles. O beneditino francês Jean Mabillon, no século XVII, sistematizou o método, ao comparar documentos para provar quais eram verdadeiros. Para a Diplomática, o documento tem três partes: o protocolo inicial (invocação, titulação, endereço e saudação), o texto (preâmbulo, notificação, exposição, dispositivo, sanção e corroboração) e o protocolo final, também chamado de escatocolo (subscrição, datação e precação). A datação tem a data tópica, que diz o lugar, e a data cronológica, que diz o dia, o mês e o ano.

A Paleografia estuda as escritas antigas, para ler e interpretar os documentos manuscritos. Ela examina a forma das letras, as abreviaturas, os sinais e a evolução da escrita ao longo do tempo. A Paleografia diz o que o documento está escrevendo; a Diplomática diz se ele é autêntico e como está estruturado.

Exemplo resolvido: um ato antigo tem o texto abaixo, de cima para baixo.

Em nome de Deus. Dom Pedro, Imperador do Brasil, a todos que esta carta virem, saúde. Faço saber que concedo ao requerente a mercê pedida. E para que conste, mandei passar a presente carta. Dada no Rio de Janeiro, aos 10 de março de 1850. Imperador.

As partes do ato se separam assim:

1. Protocolo inicial: "Em nome de Deus" é a invocação; "Dom Pedro, Imperador do Brasil" é a titulação; "a todos que esta carta virem" é o endereço; "saúde" é a saudação.
2. Texto: "Faço saber" é a notificação; "concedo ao requerente a mercê pedida" é o dispositivo, a parte que contém a decisão; "E para que conste, mandei passar a presente carta" é a corroboração.
3. Protocolo final, ou escatocolo: "Dada no Rio de Janeiro" é a data tópica, porque diz o lugar; "aos 10 de março de 1850" é a data cronológica, porque diz o dia, o mês e o ano; "Imperador" é a subscrição.
4. Resultado: a datação fica no escatocolo, e não no protocolo inicial, e o núcleo do ato está no dispositivo.

Na prática, um arquivo estadual recebe uma carta antiga que diz ter sido assinada em Salvador. O arquivista usa a Paleografia para ler a letra e as abreviaturas, e usa a Diplomática para conferir se as partes e a fórmula da datação seguem o modelo da época. Se o selo de cera está presente, a Sigilografia examina o selo; se a carta traz um brasão, a Heráldica identifica a família ou a instituição dona do brasão.

Outras ciências também auxiliam a Arquivologia. A Sigilografia estuda os selos, que autenticavam o documento antes da assinatura moderna. A Cronologia estuda as formas de datar e converte datas de calendários antigos para o calendário atual. A Heráldica estuda os brasões e identifica a família ou a instituição que os usa.

O erro comum é trocar o objeto das duas ciências: a Diplomática cuida da forma e da autenticidade, a Paleografia cuida da leitura da escrita. A tipologia, que parte do tipo e olha o conjunto, é outra coisa, embora derive da Diplomática.

Como a banca cobra: a prova pergunta o objeto da Diplomática e da Paleografia e, às vezes, troca um pelo outro.

Quadros e comparações

A tabela abaixo compara as três idades do arquivo pelo uso, pelo valor e pelo destino.

A tabela abaixo compara as classificações do arquivo pelo critério de cada uma.

A tabela abaixo separa os pares de conceitos que a prova mais troca.

A tabela abaixo compara as ciências que estudam o documento.

A tabela abaixo liga cada autor à ideia que a prova cobra.

Para decorar

Pegadinhas

Fontes e data

• [1] Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados), arts. 1º a 4º.

Texto conferido com a lei em 14/10/2026.