SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) - Decreto nº 6.022/2007

O que mais cai

Do que trata o tópico

Este tópico explica o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o sistema federal que recebe pela internet os livros e documentos contábeis e fiscais das empresas. A base legal é o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que institui o Sped, define quem usa o sistema, quem o administra e como as informações são compartilhadas. O tópico também apresenta os módulos do Sped, isto é, as partes do sistema que cuidam de cada livro ou documento, como a escrituração contábil, a escrituração fiscal e a nota fiscal eletrônica.

Base de referência

• Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, arts. 1º a 9º: instituição do Sped, finalidade, usuários, compartilhamento, administração, competências da Secretaria da Receita Federal, autenticação de livros mercantis, normas complementares e vigência.

Conteúdo

Decreto nº 6.022/2007: o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped)

Antes do Sped, uma mesma empresa entregava a mesma informação várias vezes. Ela imprimia o livro Diário, levava o livro à Junta Comercial, preenchia declarações para a Receita Federal e mandava arquivos diferentes para cada Secretaria de Fazenda. Cada órgão recebia o dado num formato, e cruzar as informações exigia trabalho manual. O Sped resolve esse problema com um ponto único de entrada: a empresa transmite a escrituração uma vez, e os órgãos autorizados acessam o que precisam.

O art. 1º apenas cria o sistema e dá o nome dele: "Fica instituído o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped". O conceito legal está no art. 2º, que diz o que o Sped faz, sobre quais livros e de quem:

Art. 2o O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

O artigo traz quatro atividades: recepção (o sistema recebe o arquivo), validação (o sistema confere se o arquivo segue o formato exigido), armazenamento (o sistema guarda os dados) e autenticação (o sistema dá fé de que o livro é autêntico). A escrituração é o registro organizado dos fatos de uma empresa em livros, e o artigo alcança a escrituração contábil e a fiscal ao mesmo tempo. Os obrigados são os empresários e as pessoas jurídicas, "inclusive imunes ou isentas", ou seja, mesmo a entidade que não paga certo tributo continua a escriturar. A expressão "fluxo único, computadorizado, de informações" quer dizer que a informação entra por um só caminho eletrônico, e não por vários canais em papel.

As provas trocam essas quatro atividades por outras parecidas. "Emissão", "fiscalização" e "lançamento do tributo" não estão na lista do art. 2º. Outra troca comum é dizer que o Sped vale só para a escrituração fiscal, ou que exclui as entidades imunes, quando o texto diz o contrário nos dois pontos.

O § 1º do art. 2º manda que os livros e documentos sejam emitidos em forma eletrônica, observada a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que é a norma da certificação digital. Na prática do sistema, isso significa que o arquivo é assinado com certificado digital, e a assinatura identifica quem responde pelo livro.

O § 2º afasta uma ideia falsa, a de que entregar o arquivo ao Sped libera a empresa de guardar os seus livros:

§ 2o O disposto no caput não dispensa o empresário e as pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

O dever de guarda continua com a empresa, na forma e nos prazos da legislação de cada caso. O decreto não fixa prazo de guarda: ele remete à "legislação aplicável". Por isso, uma afirmação que traga um prazo de guarda tirado do próprio decreto está errada.

Os usuários do Sped são os órgãos que recebem e usam as informações. O art. 3º lista três grupos:

Art. 3o São usuários do Sped:

I - a Secretaria da Receita Federal do Ministério da Fazenda;

II - as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante convênio celebrado com a Secretaria da Receita Federal; e

III - os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas.

O convênio, isto é, o acordo formal entre os entes, é condição só para as administrações tributárias do inciso II. O inciso III não fala em convênio, mas restringe o grupo a órgãos e entidades federais com atribuição legal de regular, normatizar, controlar ou fiscalizar empresas. Assim, uma agência reguladora federal pode ser usuária sem convênio, mas um órgão regulador estadual não está no inciso III, porque o inciso fala só da administração pública federal. Os Municípios estão no inciso II, e por isso a secretaria municipal de finanças pode ser usuária, desde que celebre o convênio.

Cada usuário decide o que exige dentro da sua competência. O § 1º do art. 3º diz que os usuários, "no âmbito de suas respectivas competências", estabelecem a obrigatoriedade, a periodicidade e os prazos de apresentação dos livros e documentos que exigem por meio do Sped. O § 2º manda que esses atos sejam implementados no Sped concomitantemente com a entrada em vigor deles, ou seja, no mesmo momento, e não depois. O § 3º preserva o poder de cada usuário de exigir, a qualquer tempo, informações adicionais necessárias às suas atribuições.

Na prática, o auditor fiscal que analisa a escrituração transmitida pode intimar a empresa a apresentar um contrato que não está no arquivo, porque a entrega pelo Sped "não exclui" esse poder.

O compartilhamento das informações tem dois limites no art. 4º:

Art. 4o O acesso às informações armazenadas no Sped deverá ser compartilhado com seus usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário.

O primeiro limite é a competência: cada usuário vê o que interessa às suas atribuições, e não todo o banco de dados. O segundo limite são os três sigilos, comercial, fiscal e bancário, que continuam valendo dentro do Sped. O parágrafo único dá acesso também ao próprio contribuinte, mas só às informações que ele mesmo transmitiu ao Sped. Uma empresa não consulta a escrituração de um concorrente.

A administração do Sped cabe à Secretaria da Receita Federal, com a participação de representantes indicados pelos usuários dos incisos II e III do art. 3º. O § 1º do art. 5º manda que os usuários se articulem com a Receita Federal, por intermédio do seu representante, antes de editar os seus atos administrativos. O motivo é prático: se o ato tem de entrar no Sped no mesmo dia em que entra em vigor, a Receita precisa saber antes o que vai mudar no sistema.

O § 2º do art. 5º traz uma faculdade, e não um dever. A Receita Federal "poderá solicitar" a participação de representantes dos empresários, das pessoas jurídicas e de entidades de âmbito nacional representativas dos profissionais da área contábil nas atividades do Sped. Trocar "poderá" por "deverá" é um erro típico de afirmação sobre esse parágrafo.

As competências da Receita Federal estão no art. 6º:

Art. 6o Compete à Secretaria da Receita Federal:

I - adotar as medidas necessárias para viabilizar a implantação e o funcionamento do Sped;

II - coordenar as atividades relacionadas ao Sped;

III - compatibilizar as necessidades dos usuários do Sped; e

IV - estabelecer a política de segurança e de acesso às informações armazenadas no Sped, observado o disposto no art. 4o.

A Receita implanta, coordena e compatibiliza, e também define a política de segurança e de acesso, mas essa política respeita o art. 4º, isto é, os limites de competência e os sigilos. Compatibilizar quer dizer conciliar as exigências dos vários usuários, para que o mesmo dado não seja pedido duas vezes em formatos diferentes.

A autenticação dos livros mercantis não é tarefa da Receita Federal. O art. 7º diz que o Sped mantém funcionalidades de uso exclusivo dos órgãos de registro para essa atividade. Livro mercantil é o livro exigido pela legislação empresarial, como o Diário, e órgão de registro é a Junta Comercial, que registra os atos das empresas. A banca troca o titular dessa competência e atribui a autenticação à Receita Federal ou ao Conselho de Contabilidade.

As normas complementares ao decreto saem da Receita Federal e dos órgãos do inciso III do art. 3º, cada um na sua área de atuação. As administrações tributárias de Estados, Distrito Federal e Municípios não estão nessa lista do caput. Para elas, o caminho é outro, previsto no § 2º do mesmo artigo.

O art. 8º separa as informações contábeis das fiscais de interesse comum:

§ 1o As normas de que trata o caput relacionadas a leiautes e prazos de apresentação de informações contábeis serão editadas após consulta e, quando couber, anuência dos usuários do Sped.

§ 2o Em relação às informações de natureza fiscal de interesse comum, os leiautes e prazos de apresentação serão estabelecidos mediante convênio celebrado entre a Secretaria da Receita Federal e os usuários de que trata o inciso II do art. 3.

Leiaute é o formato do arquivo: a ordem dos campos, os registros e o tipo de cada dado. Nas informações contábeis, a norma sai depois de consulta aos usuários, e a anuência (a concordância) só é exigida "quando couber". Nas informações fiscais de interesse comum, como as do ICMS e do IPI que interessam à União e aos Estados, leiaute e prazo dependem de convênio entre a Receita Federal e as administrações tributárias. O decreto entra em vigor na data da sua publicação, sem prazo de espera.

O fluxo abaixo resume como um usuário cria uma nova exigência no Sped, pelos arts. 3º e 5º.

Exemplo resolvido: a Secretaria de Finanças de um Município quer receber pelo Sped a escrituração de serviços das empresas locais e quer ver também os dados de imposto de renda dessas empresas. O decreto resolve o caso em quatro passos.

1. O Município é administração tributária do inciso II do art. 3º, e por isso só vira usuário depois de celebrar convênio com a Receita Federal.
2. Como usuário, ele estabelece a obrigatoriedade, a periodicidade e os prazos dos livros que exige, no âmbito da sua competência.
3. Antes de editar o ato, ele se articula com a Receita Federal por meio do seu representante, e o ato entra no Sped junto com a vigência.
4. O acesso aos dados de imposto de renda não é automático, porque o compartilhamento respeita o limite da competência do usuário e os sigilos comercial, fiscal e bancário.

Resultado: o Município pode receber a escrituração do seu interesse, mas não ganha acesso a dados que estão fora da sua competência tributária.

Na prática, uma autarquia federal que fiscaliza empresas de um setor regulado não precisa de convênio para ser usuária, porque está no inciso III. Ela pode expedir normas complementares na sua área, e as normas sobre leiaute e prazo de informações contábeis saem depois de consulta aos usuários do Sped.

A diferença que mais aparece nas questões é entre os dois grupos de usuários fora da Receita Federal. A tabela compara os incisos II e III do art. 3º.

O erro comum de quem começa é achar que o Sped substitui tudo: a guarda dos livros, o poder de pedir documentos e os sigilos. O decreto mantém os três.

Como a banca cobra: a banca transcreve os arts. 2º a 8º com uma palavra trocada, como "poderá" por "deverá", Municípios fora do convênio ou a Receita Federal no lugar dos órgãos de registro. Também cobra o caso de um usuário concreto e pergunta se ele precisa de convênio e o que ele pode acessar.

Conceitos de Sped e seus módulos

O decreto cria o Sped e diz quem participa, mas não descreve cada livro. O conteúdo de cada escrituração vem de normas próprias de cada usuário, que o decreto autoriza ao tratar das normas complementares e dos convênios. Para organizar esse conjunto, o Sped se divide em módulos, também chamados de subprojetos: cada módulo cuida de um livro, de uma escrituração ou de um documento eletrônico.

Os módulos se dividem em dois grandes grupos. O primeiro reúne as escriturações, que são arquivos periódicos com o registro de um período inteiro, como um mês ou um ano. O segundo reúne os documentos fiscais eletrônicos, emitidos um a um, a cada operação, como a nota fiscal de uma venda. A distinção é útil porque a banca mistura os dois grupos e chama uma nota fiscal de escrituração.

O Sped nasceu com três módulos: a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital (EFD) do ICMS e do IPI e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Depois vieram outros, que ampliaram o sistema para os tributos sobre a receita, o imposto de renda das empresas, as relações de trabalho, as retenções e as operações financeiras.

A Escrituração Contábil Digital (ECD) substitui a escrituração em papel dos livros contábeis. Ela reúne o livro Diário e seus auxiliares, o livro Razão e seus auxiliares, os balancetes diários, os balanços e as fichas de lançamento. A ECD atende à legislação empresarial e à fiscal ao mesmo tempo: o mesmo arquivo serve de livro da empresa e de fonte para o fisco. A autenticação desses livros mercantis é atividade dos órgãos de registro, que usam funcionalidade própria do Sped.

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é a escrituração usada na apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). A ECF substituiu a antiga declaração anual do imposto de renda das empresas e traz o livro eletrônico de apuração do lucro real (e-Lalur) e o da base da CSLL (e-Lacs). A ECF aproveita os saldos contábeis da ECD, e por isso as duas se completam: a ECD mostra a contabilidade, e a ECF ajusta o lucro contábil para chegar ao lucro tributável.

A Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI (EFD ICMS/IPI) é usada pelos contribuintes desses dois impostos. Ela registra as entradas e saídas de mercadorias, o inventário, a apuração do ICMS e do IPI e outras informações de interesse dos fiscos. Como o ICMS é estadual e o IPI é federal, os dados interessam aos dois níveis de governo, e esse é o caso típico de informação fiscal de interesse comum, cujo leiaute e prazo dependem de convênio.

A EFD-Contribuições é a escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes cumulativo e não cumulativo, e também da contribuição previdenciária sobre a receita bruta. O nome engana: ela não trata das contribuições sobre a folha de salários, que estão no eSocial.

O eSocial reúne as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais ligadas à contratação de trabalhadores, como admissão, folha de pagamento, afastamentos e desligamento. O empregador informa uma vez, e os órgãos interessados usam os dados. A EFD-Reinf complementa o eSocial: ela traz as retenções de tributos e outras informações fiscais que não vêm da relação de trabalho, como a retenção sobre serviços contratados de outra empresa.

A e-Financeira é o módulo em que as instituições financeiras e entidades equiparadas informam à Receita Federal dados de operações financeiras de seus clientes, como saldos e movimentação de contas. Esse módulo mostra na prática por que o art. 4º preserva os sigilos: o compartilhamento respeita a legislação do sigilo bancário.

Entre os documentos fiscais eletrônicos, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) documenta a circulação de mercadorias. Ela existe apenas em meio digital, e a sua validade jurídica vem da assinatura digital do emissor e da autorização de uso dada pela administração tributária antes da saída da mercadoria. O DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) é só uma representação impressa simplificada, que acompanha a mercadoria e traz a chave de acesso para a consulta da nota. O DANFE não é a nota fiscal.

Os outros documentos eletrônicos seguem o mesmo modelo. A NFC-e é a nota fiscal de consumidor eletrônica, usada na venda ao consumidor final no varejo. A NFS-e é a nota fiscal de serviços eletrônica, ligada ao ISS dos Municípios.

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) documenta a prestação do serviço de transporte intermunicipal ou interestadual de cargas, que é tributado pelo ICMS. O transporte feito dentro de um só Município é tributado pelo ISS e pode ser documentado por NFS-e. O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) vincula os documentos fiscais da carga que viaja num mesmo veículo.

O caminho de um arquivo de escrituração segue sempre os mesmos passos, que espelham as atividades do art. 2º.

1. A empresa gera o arquivo no seu sistema de contabilidade ou de gestão, no leiaute definido para o módulo. Entra: os dados do período. Sai: o arquivo digital.
2. O programa validador do Sped (o PVA, Programa Validador e Assinador) confere o arquivo contra as regras do leiaute. Sai: a lista de erros a corrigir ou o arquivo validado.
3. O responsável assina o arquivo com certificado digital. Na ECD assinam o representante da empresa e o contador. Sai: o arquivo assinado.
4. A empresa transmite o arquivo ao ambiente do Sped. Sai: o recibo de entrega.
5. O Sped armazena os dados e os compartilha com os usuários, no limite da competência de cada um.

Exemplo resolvido: uma indústria fictícia, a Metalúrgica Ribeira, faz cinco coisas num mês. Ela contrata dois empregados, vende peças com ICMS e IPI, contrata uma transportadora, apura PIS/Pasep e Cofins e fecha a contabilidade do ano. A tarefa é dizer qual módulo recebe cada informação.

1. Contratação de empregados: é relação de trabalho, e por isso vai para o eSocial.
2. Venda de peças: cada venda gera uma NF-e, e o registro mensal das saídas e a apuração do ICMS e do IPI vão para a EFD ICMS/IPI.
3. Transporte das peças: a transportadora emite o CT-e pelo serviço de transporte, e a carga no veículo é vinculada no MDF-e.
4. PIS/Pasep e Cofins: a apuração vai para a EFD-Contribuições.
5. Contabilidade do ano: os livros Diário e Razão vão para a ECD, e a apuração do IRPJ e da CSLL vai para a ECF, que aproveita os saldos da ECD.

Resultado: a indústria usa seis módulos (eSocial, NF-e, EFD ICMS/IPI, EFD-Contribuições, ECD e ECF), e a transportadora emite o CT-e e o MDF-e. Cada informação entra uma vez, no módulo próprio.

Na prática, a contadora de uma empresa transmite a ECD e recebe o recibo. Um mês depois, um auditor fiscal intima a empresa a apresentar o contrato que deu origem a um lançamento. A empresa precisa ter o contrato guardado, porque a entrega ao Sped não dispensa a guarda dos documentos, e o auditor pode exigir informações adicionais a qualquer tempo.

O erro comum é tratar o DANFE como a própria nota fiscal, ou a EFD-Contribuições como a escrituração da folha de salários. A nota é o arquivo digital autorizado, e a folha de salários vai para o eSocial.

Como a banca cobra: a banca descreve uma informação e pergunta o módulo, ou troca as siglas parecidas (ECD e ECF, EFD ICMS/IPI e EFD-Contribuições, eSocial e EFD-Reinf). Também cobra a natureza da NF-e e o papel do DANFE.

Quadros e comparações

A primeira tabela compara os módulos de escrituração pelo que cada um registra.

A segunda tabela compara os documentos fiscais eletrônicos.

Para decorar

Pegadinhas

Fontes e data

• [1] Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 (SPED), arts. 1º a 9º.

Texto conferido com a lei em 15/10/2026.